Styrelsen konstituerade sig
•
På årsmötet väljer medlemmarna vilka som bör sitta inom klubbstyrelsen. Några uppdrag bör tillsättas direkt på årsmötet, däribland ordförande/sammankallande. Övriga poster och ansvarsområden kan styrelsen fördela mellan sig utifrån klubbens behov. Exempel vid poster vilket kan fördelas mellan styrelseledamöterna är vice ordförande, kassör, sekreterare, medlemsadministrativt ombud samt värvningsansvarig.
På detta konstituerande mötet utses även vem alternativt vilka personer som får företräda klubben och teckna dess firma. Firmatecknarna får exempelvis lov att ansöka om organisationsnummer hos Skatteverket, öppna samt hantera bankkonto eller vid andra sätt företräda klubbstyrelsen. Ofta existerar det ordförande och ekonom som existerar firmatecknare.
Antingen beslutar styrelsen för att firmatecknarna ”enskilt får teckna firma” alternativt ”gemensamt får teckna firma”. Väljer man att firmatecknarna ”enskilt” får teckna firma betyder detta att den eller dem personer likt är utsedda var samt en på grund av sig äger rätt för att betala fakturor eller hantera ett bankärende. Väljer man istället för att firmatecknarna ”gemensamt” får teckna firma måste samtliga firmatecknare skriva beneath ett avtal eller godkänna en faktura.
Ett justerat proto
•
Konstituera styrelsen
Vänta inte med att konstituera styrelsen
Det är viktigt att snart efter årsmötet genomföra ett konstituerande styrelsemöte så att styrelsen kan komma igång. Det kan förslagsvis ske direkt efter att årsmötet är avslutat eller i samband med det första styrelsemötet. Var noga med att protokollföra det konstituerande styrelsemötet. Det är först när protokollet är justerat och underskrivet som besluten träder i kraft.
Kom ihåg att det är inget som hindrar att det konstituerande styrelsemötet genomförs digitalt via till exempel zoom.
Välj personer till samtliga poster
På det konstituerande styrelsemötet så beslutas vem som ska göra vad i styrelsen. En sekreterare och kassör ska väljas. Därutöver kan styrelsen välja att inrätta andra poster inom styrelsen så som en vice ordförande, vice sekreterare och vice kassör.
Lokalföreningarnas ordförande väljs på årsmötet och ska därför inte väljas på det konstituerande styrelsemötet.
Firmatecknarna är de personer som har rätt att företräda föreningen som juridisk person. Det handlar om vem eller vilka i föreningen som har rätt att skriva under avtal, administrera föreningens ekonomi, hämta ut paket hos posten och så
•
Konstituerande möte
Konstituerande möte, eller ”organiserande möte”, hålls efter ett bolags eller en förenings årsmöte. Gärna på samma dag, av rent praktiska skäl. Då kan de som valts under årsmötet stanna kvar och genomföra konstitueringen direkt, så att styrelsens arbete snabbt kan starta upp. Om det inte går att hålla två möten efter varandra ska det konstituerande mötet äga rum så snart som möjligt.
I stadgarna ska man ha beslutat om årsmötet väljer personer till alla poster i styrelsen eller bara till vissa, vanligtvis vem som ska bli ordförande samt ett antal övriga ledamöter. På det konstituerande mötet efteråt fördelas sedan de andra förtroendeposterna mellan styrelsens ledamöter. Man fastställer en arbetsordning med instruktioner mellan styrelsen och VD:n samt instruktioner för den ekonomiska rapporteringen. Styrelsen kallas också till ett visst antal ordinarie styrelsemöten, som hålls vid tidpunkterna för ekonomisk rapportering och bolagsstämma i den mån det går. Om det behövs kan styrelsen kallas till ytterligare möten. Det är också passande att under det konstituerande mötet utse en firmatecknare. Oftast är det kassören och ordföranden i en förening och en elle